Zamislite da na vašem poslu, konkretno recimo u nekoj banci ili osiguravajućoj kući, trgovini, restoranu, svakoga jutra imate stojeći stand up na kome sa kolegama isplanirate aktivnosti za taj dan, vodeći računa da pomognete svakom, a da takođe vama neko pomogne oko nekih stvari sa kojima imate problem da bi brže stigli do cilja. Sinergijom i zajedničkim, timskim radom rešavate probleme koji se nalaze na putu do cilja? Zvuči divno, da ne govorim o koheziji i jedinstvenom osećaju zajedničkog doprinosa na putu ka cilju. Samo 15 minuta je dovoljno da zaključite u kom smeru treba da nastavite i šta vas u tome sprečava.
To vam je kao ono kada imate neuređeno, haotično kretanje čestica u nekom fluidu, gde ono izaziva sudaranje i proizvodi višak toplote, dok organizovano kretanje prizvodi rad, ili struju 🙂 A mi želimo da proizvedemo rad, želimo organizovano kretanje i želimo uređeno kretanje, odnosno NE želimo sudaranje, ako me razumete. Metaforički, naš tim bi se kretao uređeno, i išao u pravom smeru, BEZ SUDARANJA.
Scrum metodologija pripada agilnim metodama upravljanja timovima, i jedna je od najefikasnijih načina za postizanje ciljeva, poštujući pri tom rokove i planirani budžet. Izmislili su ga Džef Saterlend i Ken Švaber početkom 90 -tih godina, a ključ uspešnosti Scrum-a je u transparentnosti, efikasnosti, brzom reagovanju i konstantnom prilagođavanju. Apsolutno sam sigurna da je moguće primeniti ga svuda gde se posao i način funkcionisanja zasniva na dobroj organizaciji, poštovanju rokova, isporuka proizvoda.
Najprostija definicija Scruma je:
„To je način organizovanja timova koji postižu duplo više za upola manje vremena.“
Sada je jasno, Scrum metoda upravljanja timovima je dala rezultate koje nismo postizali klasičnim metodama koje su zastarele i prevaziđene, drugim rečima, troše vaš budžet a ne daju rezultate, spore su, a kvalitet krajnjeg proizvoda nije kompetetivan. Naravno da proizvod nije kompetetivan kada kasni, a živimo u vreme kada se stvari odvijaju mnogo brže nego ranije.
Uvođenje Scrum metodologije zahteva ogromne promene u kompaniji, počev od promene kompletne organizacione kulture, misije i vizje, kao i mindset-a zaposlenih.
Ovo je veoma kompleksna stvar i zahteva izuzetno dobru organizaciju, ključna uloga u ovome je Scrum mastera.
Scrum master u timu koji obično ima 5-10 članova (optimalno) brine da proizvod bude pravovremeno isporučen, komunicira sa timom i posreduje između Product ownera i tima, trudi se da se lakše prevaziđu neke prepreke u postizanju ciljeva, organizuje dnevne i nedeljne stend up-ove, vodi računa o transparentnosti.
Tri ključna pitanja koja Scrum master postavlja tokom dnevnih 15-minutnih stand up-ova su:
Šta ste uradili juče da pomognete timu da završi sprint?
Šta ste uradili danas da pomognete timu da završi sprint?
Koje su prepreke koje stoje na putu vašeg tima?
Ovo su ključna pitanja tokom dnevnih stend up-ova koja će pomoći boljoj sinhronizaciji u radu tima, kao i prevazilaženja problema i prepreka u postizanju cilja.
„Scrum prihvata neizvesnost i kreativnost. Postavlja strukturu oko procesa učenja, omogućavajući timovima procenu onoga što su kreirali, i jednako važno kako su to kreirali.“
U suštini Scrum je zasnovan na prostoj ideji : kad god započinješ projekat, redovno proveravaš da li to što radiš ide u pravom smeru i da li je to stvarno ono što klijenti žele? Proveri da li postoje načini da unaprediš to što radiš, da li postoji brži i bolji način i šta te sprečava da to uradiš?“
To se zove krug proveri i prilagodi „Inspect and adopt“, opisao je kompletan proces u svojoj knjizi Scrum umetnost postizanja duplo više za upola manje vremena Džef Saterlend, otac Scrum-a, na mnogobrojnim primerima i projektima koje je uspešno završio.
Knjiga koju definitivno morate pročitati, meni je dala najjasnije odgovore na pitanja u vezi sa Scrum-om.
Devet ključnih stvari na koje morate obratiti pažnju navodi Džef Saterlend u svojoj knjizi „ Kako da uradite duplo više stvari za upola manje vremena “ koje će vas dovesti u stanje da se zamislite kako se neki proces odvija i zašto imate nedovršenih proizvoda, nezadovoljstvo, puno škarta, lošu politiku, nepoštovanje rokova i na kraju probijen budžet.
- Rad više stvari odjednom čini vas glupim. Ako radite više stvari odjednom, postajete sporiji i lošiji u obe stvari.
- Napola gotovo, nije gotovo. Pokušajte u razumnom roku isporučiti klijentu gotov proizvod, nešto opipljivo što može testirati i uvideti da li idete u dobrom smeru. Ukoliko budete kasnili ili dugo gubili vreme izgubićete na kompetetivnosti jer taj prizvod više neće imati takvu vrednost kao onaj koji je trebao biti isporučen mnogo ranije – dakle škart.
- Uradite stvari kako treba iz prve. Kada napravite grešku, odmah je ispravite.Zaustavite sve ostalo i ispravite je. Ako budete prolongirali za kasnije trebaće vam dvadeset puta više vremena za to nego sada.
- Previše rada, stvara još rada. Ako radite više od radnog vremena, to ne znači da uradite više, jer ćete uraditi manje. Previše rada donosi umor, koji vodi do grešaka, koje vode do toga da morate da popravite to što ste upravo završili. Umesto da radite radnim danima do kasno i vikendom, radite radnim danima održivim ritmom i idite na odmor.
- Ne budite nerazumni. Izazovni ciljevi su motivator, nemogući ciljevi su samo depresivni.
- Bez heroja. Ako vam je potreban heroj da završite stvari, onda imate problem. Herojske napore treba da posmatrate kao neuspeh u planiranju.
- Dosta više glupih politika. Svaka poslovna politika se čini glupom, to i jeste. Promenite to. Na početku sam napisala da ukoliko uvodite Scrum u neki sistem, kompaniju, obavezno promenite poslovnu politiku, organizacionu strukturu, viziju i misiju, način razmišljanja zaposlenih, sve.
- Bez đubradi. Nemojte da budete đubre, niti da dozvoljavate takvo ponašanje. Onaj ko uzrokuje emotivni haos, stvara osećaj straha ili jeze ili ponižava druge, mora da bude odmah zaustavljen.
- Trudite se da ostvarite tok. Izaberite najjednostavniji način da uradite stvari, okružen sa što manje problema. Scrum je težnja da se ostvari što veći tok, da se uhvati ritam.
Pretpostavljam da vam je ovih devet tačaka iz knjige Džefa Saterlenda dalo jasniju sliku kako trebate promeniti način funkcionisanja u timu i na šta da obratite pažnju.
Scrum metoda se može primenjivati u skoro svim sferama života, ne možete zamisliti na kakve sam primere nailazila i to je zaista dalo odlične rezultate. Na primer organizovanje venčanja. Daje rezultate jer se pravovremeno reaguje na problem, koji se takođe pravovremeno otkriva, tako da nema gubljenja vremena i kašnjenja u isporuci. Tri pitanja, šta si danas radio, šta radiš sutra, koje su prepreke. Petnaest minuta, stojećeg stendup-a je dovoljno.
Tabla koja sadrži papiriće na kojoj piše backlog, uraditi, u toku, u procesu pregleda i urađeno, je vizuelna ideja Scrum-a.
Backlog ili product backlog, mesto na kome ćete staviti (zalepiti) papirić na kome se nalaze zahtevi klijenta koji je naručilac nekog posla. Ovaj deo će se definitivno najviše menjati, dopunjavati i biti podložan izmenama. Product owner na nedeljnim stendup-ovima kontroliše ovaj deo i daje sugestije i premešta neki zadatak dalje.
Product owner je naručilac posla, prisustvuje putem nekog sistema za kolaboraciju i komunikaciju stendup-ovima i daje svoje predloge i određuje dalji tok, odnosno njemu se saopštavaju problemi i način daljeg rada. Ukoliko ima nekih problema u koloni „u toku“ tim može da pomogne da se problem reši, a sam koncept je takav da su članovi tima uvek u toku sa tim dokle je posao završen šta im je problem i mogu li to da poboljšaju i ubrzaju. Product owner mora da: razume oblast, da razume proces koji sprovodi tim, da donosi odluke, da bude uvek dostupan timu, odgovoran za krajnju vrednost.
Jako zanimljiva stvar je što se u mnogim kompanijama zaposleni nalaze „zaglavljeni“ u tradicionalnim karijerama bez mogućnosti napredovanja ili promene radnih mesta. Ovde je to rešene na interesantan način, ukoliko HR tim a i sam zaposleni pokaže interesovanje za neko drugo radno mesto koje baš nema veze sa njegovim primarnim radnim mestom, on dobija mogućnost da faktički bude „šegrt“ i da stekne iskustvo i skaže se na drugim poljima. Zadovoljstvo zaposlenih i uzbuđenje da će moći da iskusi neke nove interesantne poslove predstavlja ključ u sjajnom funkcionisanju u kompaniji.
Kompanije koje su razvijale ovaj način rada postigle su odlične rezultate ne samo u isporuci proizvoda nego i u razvoju organizacione kulture kao i zadovoljstva zaposlenih. Jedan od primera koji se takođe navodi u knjizi Džefa Saterlenda je Zapos gde se zaposleni prilikom dolaska u kompaniju upoznaju sa organizacionom strukturom, prolaze kroz veoma složen sistem testiranja i definitivno prilikom ovih testiranja i obuke stiču veoma dobra prijateljstva koja ostaju za uvek u kompanijskom životu. Kompanija više nije samo posao već je to jedan sistem u kom su svi u stvari jedna velika porodica.
Danas mnoge kompanije usvajaju Scrum kao najbolje rešenje za postizanje ciljeva, ali ključ je i u zadovoljstvu zaposlenih.
Moja topla preporuka je da ukoliko imate problema u funkcionisanju timova i procesa rada kao i ukoliko želite da vaš posao podignete na viši nivo, primenite Scrum, jer se sigurno nećete pokajati.
Prilagodite se ili „umrite“ – imate jasan izbor.
izvori: Jeff Sutherland: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time https://www.goodreads.com/book/show/19288230-scrum